Ένα από τα βασικότερα χαρακτηριστικά του συστήματος Διοίκησης Ολικής Ποιότητας είναι η τεκμηρίωση των διαδικασιών. Σύμφωνα με τη φιλοσοφία του συστήματος τα λάθη και οι καθυστερήσεις οφείλονται σε λανθασμένες διαδικασίες και σε πολύ μικρότερο βαθμό στη συμβολή του ανθρώπινου παράγοντα. Κατά την άσκηση των διοικητικών διαδικασιών στη σχολική μονάδα παρατηρούνται συχνά καθυστερήσεις λόγω του ότι ακολουθούνται λανθασμένες διαδικασίες για τις οποίες συχνά δεν έχει επιχειρηθεί καμιά προτυποποίηση και καμιά κωδικοποίηση.  Στο σύστημα Διοίκησης Ολικής Ποιότητας που εφαρμόζεται σε επιχειρήσεις και οργανισμούς, οι διαδικασίες προτυποποιούνται και τεκμηριώνονται με βάση τη νομοθεσία αλλά και το επιθυμητό  αποτέλεσμα για τον οργανισμό στον οποίο εφαρμόζεται το σύστημα. Η καταγραφή αυτή εμπεριέχεται στο εγχειρίδιο ποιότητας ώστε κατά την εξέλιξη της διαδικασίας η οποία αναλύεται σε επιμέρους βήματα, να είναι δυνατή η ανίχνευση των λαθών και επομένως η επίλυση των προβλημάτων που δημιουργούνται. Το εγχειρίδιο ποιότητας αναθεωρείται κατά διαστήματα ανάλογα με τις συνθήκες που μπορεί να επιβάλουν διορθωτικές παρεμβάσεις στην κατεύθυνση της βελτίωσης. Κάθε αναθεώρηση καταχωρίζεται με ημερομηνία και τα αντίστοιχα παραστατικά. Η αξία του εγχειριδίου έγκειται στο ότι αποτελεί ένα εκπαιδευτικό εγκόλπιο για κάθε εργαζόμενο οποίος εμπλέκεται στο σχετικό έργο και μέσα από τη διαδικασία που ακολουθείται κάθε φορά με καθορισμένα βήματα είναι δυνατή και η βελτίωση και η αναθεώρησή της. Στις σχολικές μονάδες ακολουθούνται διαδικασίες που περιγράφονται από το νομοθετικό πλαίσιο, τις εγκυκλίους και  τα έγγραφα που αποστέλλονται. Συχνά παρατηρείται το φαινόμενο είτε της άσκοπης γραφειοκρατίας κατά την εκτέλεση των υπηρεσιακών λειτουργιών είτε και της πλημμελούς άσκησής τους όταν δεν εντοπίζονται σωστά οι απαραίτητες πληροφορίες στο νομικό πλαίσιο. Στη συγκεκριμένη δράση επιχειρήθηκε η καταγραφή των διαδικασιών των διοικητικών λειτουργιών της σχολικής μονάδας στα πρότυπα ενός εγχειριδίου ποιότητας με όλα τα δεδομένα και στοιχεία που αυτό εμπεριέχει. Στο εγχειρίδιο εντάχθηκαν οι βασικές διοικητικές λειτουργίας με προοπτική να ενταχθούν και άλλες την επόμενη σχολική χρονιά. Για την υλοποίηση της δράσης έγινε συστηματική μελέτη των συστημάτων ποιότητας με έμφαση στο πρότυπο ISO 9000 και το σύστημα Διοίκησης Ολικής Ποιότητας, όπως εφαρμόζονται σε επιχειρήσεις και οργανισμούς. Έγινε διερεύνηση των δυνατοτήτων εφαρμογής των προτύπων στους εκπαιδευτικούς οργανισμούς, καταγραφή των διοικητικών λειτουργιών, διερεύνηση και αρχειοθέτηση του νομικού πλαισίου, των εγκυκλίων και των εγγράφων που διέπουν την άσκηση της διοίκησης στη σχολική μονάδα και τέλος αναφορά των διεργασιών και ανάλυσή τους στις διαδικασίες που απαιτούνται. Ακολούθησε έρευνα ανάμεσα στους εκπαιδευτικούς του σχολείου για την αξιολόγηση του εγχειριδίου ως εργαλείου δουλειάς και τα αποτελέσματα  ήταν ιδιαιτέρως ενθαρρυντικά.